Messen gehören weiterhin zu den erfolgreichsten Maßnahmen, um neue Kunden zu generieren und über die eigenen Leistungen zu informieren. Sie sind eine der wichtigsten Begegnungsstätten für neue Geschäftskontakte und Anbahnungspunkt für erfolgreiche Kundenbeziehungen. Die Teilnahme hat jedoch ihren Preis, der in den vergangenen Jahren gestiegen ist – insbesondere durch Flächenmieten, Personalkosten und Inszenierung. Wer seine Kosten genau prüft, kann hier kräftig sparen.
- Erfolgreiche Messen auswählen
Prüfen Sie im Vorfeld genau, ob die von Ihnen geplanten Messen den gewünschten Effekt bringen. Das kann sowohl vergangenheitsorientiert erfolgen, wenn Sie bereits an einer Messe teilgenommen haben, in dem Sie Leads und generierte Umsätze prüfen. Bei noch fremden Messen lohnt sich ein genauer Blick in die Unterlagen des Veranstalters: Wie entwickeln sich Besucherzahlen? Sind wichtige Wettbewerber vertreten?Beziehen Sie in Ihre Überlegungen auch Regional- bzw. Spezialmessen ein. Einzelne Messen bieten Ihren Ausstellern zusätzlich einen Preisnachlass, wenn die Buchung innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfolgt.
- Eigenen Messeauftritt gut planen
Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken, wie Ihr Messeauftritt aussehen soll. Eine detaillierte Planung sorgt dafür, dass Sie an alle Termine denken und sonst eventuell anfallende Eilzuschläge vermieden werden können. In der Planungsphase können zudem Fehler einfach identifiziert und kostengünstig beseitigt werden – auf dem Papier viel einfacher, als wenn ein Messestand bereits produziert wurde.Abhängig vom geplanten Budget besteht auch die Möglichkeit Kooperationsstände mit einem Partnerunternehmen zu erstellen, so dass anfallende Kosten für den Messeauftritt geteilt werden können. - Standflächen optimieren
Insbesondere bei großen Messen sind Quadratmeterpreise von über 500 Euro nicht unüblich. Machen Sie sich daher im Vorfeld Gedanken, welche Fläche Sie wirklich benötigen. Unsere Experten nutzen beispielsweise häufig Kombinationsflächen, um möglichst effizient zu arbeiten.Lassen Sie große, sperrige Maschinen oder Produkte möglichst in Ihren Lagern. Nutzen Sie stattdessen gut inszenierte Werbefilme aus Ihrer Produktion, die auf hochwertigen Monitoren abgespielt werden. Stellen Sie Ihre Leistungskompetenz in den Mittelpunkt, um Ihre Zielgruppe zu überzeugen. So sparen Sie Fläche.Messestände im Eingangsbereich werden dabei auch bei kleinerer Standfläche tendenziell besser wahrgenommen. Kleine Reihenstände sollten aufgrund ihrer einengenden Beschaffenheit vermieden werden. - Produktion von Werbemitteln zeitlich abstimmen
Lassen Sie alle Werbematerialien auf einmal anfertigen, damit Sie Druckkosten sparen. Idealerweise nutzen Sie hierfür einen festen Ansprechpartner, der einheitliche Ergebnisse sicherstellt. Sonst besteht die Gefahr, dass sich auf der Messe herausstellt, dass Ihre Broschüren und Visitenkarten unterschiedliche Farbabstufungen besitzen. - Kauf oder Miete eines Messestands abwägen
Überlegen Sie zuerst, ob Sie so häufig auf Messen präsent sind, dass Sie einen eigenen Messestand benötigen. Bedenken Sie dabei auch:- Kosten für die fachgerechte Lagerung von Messeständen
- Benötige Variabilität zwischen den Einsätzen, um sich den unterschiedlichen Standflächen und Anforderungen anzupassen (mal als Reihenstand, mal als Kopfstand)
- Eigene Möglichkeiten den Messestand zu transportieren bzw. die Möglichkeit, den Stand durch den Messebauer errichten zu lassen
Sind Sie jährlich nur auf einzelnen Messen präsent, ist eine Mietvariante oft günstiger, bei der ein Messestand optisch komplett auf Ihr Unternehmen angepasst wird.
- Produktion von Messegrafiken terminieren
Geben Sie die benötigten Grafiken rechtzeitig in Auftrag. Wir haben durch unsere Drucktechnologie zwar die Möglichkeit, besonders kurzfristig auf Anfragen einzugehen. Durch eine frühe Auftragserteilung nehmen Sie sich aber selbst den Druck und Überstunden sowie Eilzuschläge lassen sich vermeiden. Alle Texte sollten Sie vor der Druckfreigabe unbedingt korrigieren lassen. - Aussteller-Box richten
Im Rahmen der Messe-Vorbereitung sollten Sie sich eine Aussteller-Box richten, die Bedarfsartikel wie Klebeband, Papier, Permanentmarker, Scheren etc. enthält. Diese Artikel helfen Ihnen kurzfristig auftretende Problemstellungen unkompliziert zu lösen. Sind sie nicht vorhanden, ist der Beschaffungsaufwand jedoch in der Regel sehr zeitaufwändig und teuer. - (Versorgungs-)Dienstleistungen bestellen
Bestellen Sie externe Dienstleistungen wie Strom, Telefonanschluss, EC-Terminals, Reinigungsdienst etc. mindestens 14 bis 30 Tage vor dem geplanten Messetermin. Insbesondere bei Dienstleistern, die direkt an Ausstellungen angeschlossen sind, liegen die Preise kurz vor Veranstaltungen deutlich höher. Einzelne Dienstleister verlangen bei Bereitstellungszeiten unter 14 Tagen einen Aufschlag. - Anreise und Übernachtungen koordinieren
Nutzen Sie die Möglichkeiten von Gruppenanreisen. Konkret: Wenn Mitarbeiter von gleichen Standorten anreisen, sollte geprüft werden, ob sie mit einem Auto fahren können. Bei Bahn, Fluggesellschaften und Hotels besteht häufig die Möglichkeit Gruppen- oder Geschäftstarife zu verhandeln.Insbesondere bei Hotels gibt es in unmittelbarer Nähe und zum Messezeitpunkt häufig eine Preiserhöhung, da Betten knapp werden. Berücksichtigen Sie dies zeitlich wie räumlich bei Ihrer Buchung. - Transport und Montage beauftragen
Planen Sie so, dass Transport und Montage zu regulären Arbeitszeiten erfolgen können. Vermeiden Sie möglichst Wochenendarbeit und Überstunden, da diese generell mit hohen Personalkosten verbunden sind. Rechnen Sie bei mobilen Ständen gegen: Transport und Aufbau durch unsere geschulten Experten sind häufig günstiger als eine Eigenmontage, da routinierte Arbeitsabläufe schneller vonstattengehen.
Nutzen Sie unsere Erfahrung, um Kosten bei Ihrem Messeauftritt zu sparen. Senden Sie uns jetzt eine kurze Nachricht – unsere Experten erarbeiten mit Ihnen Ihre individuellen Einsparungspotenziale.
